1. Typer personlig informasjon vi håndterer og hvordan vi bruker denne informasjonen

Vi samler inn, lagrer og bruker forskjellige typer personlig informasjon gjennom søknaden og rekrutteringsprosessen eller under relevant engasjement eller ansettelse hos oss. Vi samler inn slik informasjon enten direkte fra deg eller (der det er aktuelt) fra en annen person eller enhet, for eksempel et arbeidsbyrå eller konsulentfirma, leverandør av bakgrunnssjekk eller andre henvisningskilder.

A. Søkere

Jegninformasjon vi samle inn. Type informasjon vi samler om deg kan omfatte:

• Identifikasjon og kontaktinformasjon for eksempel fullt navn, fysisk adresse, telefonnummer og e-postadresse.
• Profesjonell eller arbeidsrelatert informasjon, gjelder også:
  • Informasjon om rekruttering, ansettelse eller engasjement slik som søknadsskjemaer og informasjon inkludert i et CV, følgebrev eller på annen måte gitt gjennom en hvilken som helst søknads- eller engasjementsprosess.
  • Karriereinformasjon slik som stillingsbetegnelser; arbeidshistorie; arbeidsdatoer og arbeidssteder; informasjon om ferdigheter, kvalifikasjoner, erfaring, publikasjoner, taleoppdrag og preferanser; og profesjonelle medlemskap.
• Informasjon om utdanning slik som institusjoner som deltok, grader, sertifiseringer, opplæringskurs, publikasjoner og transkripsjonsinformasjon.
• Vurderingsinformasjon slik som prestasjoner på søkerens personlighet og kognitive vurderinger.
• Audio- eller visuell informasjon slik som CCTV-opptak samt annen informasjon om sikkerheten til lokalene våre; og bilder sendt inn.
• Annen informasjon at du frivillig velger å dele med oss i forbindelse med søknaden din.

Hvordan vi bruker denne personlige informasjonen. Vi samler inn, bruker, deler og lagrer personlig informasjon fra jobbsøkere for våre og våre tjenesteleverandørers forretnings- og operasjonsformål i vår rekrutterings- og ansettelsesprosess, for eksempel: behandling av søknaden din; vurdere dine ferdigheter, kvalifikasjoner og interesser; spore søknaden din gjennom rekrutteringsprosessen; kontakte referanser; gjennomføre bakgrunnssjekker du godkjenner; evaluere deg for nåværende og fremtidige jobbmuligheter, inkludert å matche dine ferdigheter og interesse til gjeldende jobbkrav; kommunisere med deg gjennom ansettelsesprosessen; ta ansettelsesbeslutninger; og oppfylle dine forespørsler. Vi vil også bruke jobbsøkerinformasjon for interne analyseformål for å forstå søkerne som søker og for å forbedre rekrutteringsprosessen, inkludert forbedring av vårt mangfold og inkluderingsarbeid. Noen ganger kan det hende vi trenger å bruke informasjon om søkerne til juridiske formål, for eksempel i forbindelse med eventuelle utfordringer som gjøres ved våre ansettelsesbeslutninger.

B. Ansatte og entreprenører

Informasjon vi samler inn. Hvilken informasjon vi har om deg (og potensielt dine mottakere og nødkontakter) avhenger av din rolle hos oss og kan omfatte, der det er aktuelt:

• Identifikasjon og kontaktinformasjon og relaterte identifikatorer for eksempel fullt navn, fødselsdato og fødested, statsborgerskap og fast bosted, hjem- og forretningsadresser, telefonnumre, e-postadresser og slik informasjon om dine mottakere eller nødkontakter.
• Profesjonell eller arbeidsrelatert informasjon, gjelder også:
  • Informasjon om rekruttering, ansettelse eller engasjement slik som søknadsskjemaer og informasjon inkludert i et CV, følgebrev, referanser eller på annen måte gitt gjennom en hvilken som helst søknad eller engasjementsprosess; og kopier av identifikasjonsdokumenter, som førerkort, pass, visum og andre dokumenter som er utstedt av myndighetene; og bakgrunnsscreeningsresultater og referanser.
  • Karriereinformasjon slik som stillingsbetegnelser; arbeidshistorie; arbeidsdatoer og arbeidssteder; ansettelses-, tjeneste- eller engasjementsavtaler; vurdering og ytelsesinformasjon; informasjon om ferdigheter, kvalifikasjoner, erfaring, taleoppdrag og preferanser (f.eks. mobilitet); fraværs- og permisjonsjournaler; profesjonelle medlemskap; disiplinær og klageinformasjon; og oppsigelsesinformasjon.
  • Økonomisk informasjon slik som informasjon om lønn, lønn, pensjon eller pensjonsavgift; og bankkonto og skatteinformasjon.
  • Informasjon om forretningsreiser og utgifter slik som reiseruteinformasjon, bedriftsutgifter og selskapets kredittkortbruk.
• Informasjon om utdanning slik som institusjoner som deltok, grader, sertifiseringer, opplæringskurs, publikasjoner og transkripsjonsinformasjon.
• Internett, elektronisk nettverk, og enhetsaktivitet og enhetsinformasjon og relaterte identifikatorer slik som informasjon om din bruk av firmanettverket, informasjon og kommunikasjonssystemer, inkludert bruker-ID-er, passord, IP-adresser, enhets-ID-er, nettlogger og revisjonsspor for systemtilgang.
• Informasjon om geolokalisering for enhetsgjenoppretting hvis du bruker en enhet som er utstedt av selskapet og når du håndterer selskapets eiendom.
• Audio- eller visuell informasjon slik som CCTV-opptak, samt annen informasjon som gjelder sikkerheten til våre lokaler; innspilte møter eller presentasjoner der du deltar; samtaleopptak fra selskapets system; fotografier sendt fra og fotografier tatt ved selskapets funksjoner.
• Potensielt beskyttet klassifiseringsinformasjon som rase, kjønn / kjønn, kjønnsidentitet / uttrykk, seksuell orientering, sivilstand, militærtjeneste, nasjonalitet, etnisitet, anmodning om familieomsorgspermisjon, politiske meninger, kriminell historie og annen informasjon for å hjelpe oss med å overvåke overholdelse av lov om likestilling .
• Helseinformasjon om deg, og, hvis aktuelt, dine mottakere, for eksempel medisinske tilstander og annen informasjon gitt i helseskjema, funksjonshemming, helse- og sikkerhetshendelser eller ulykker, sykdomsopptegnelser og helseproblemer som krever tilpasning til ditt arbeidsmiljø eller arbeidspraksis .

Hvordan vi bruker denne personlige informasjonen. Vi samler inn, bruker, deler og lagrer personlig informasjon for selskapets og tjenesteleverandørens forretningsformål, som inkluderer, der det er aktuelt:

• HR-ledelse og administrasjon inkludert opplæring, kompensasjon og fordeler, fakturaer, permisjon, planlegging, karriereutvikling, prestasjonsvurderinger og anerkjennelse, undersøkelse og løsning av henvendelser og klager, gi referanser, arveplanlegging, organisasjonsendringer, svindelforebygging og etterforskning, utarbeide analyser og rapporter, og kommunisere med vår arbeidsstyrke om oppdateringer eller relevant informasjon om fordeler, fordeler og rabatter og endringer i selskapets produkter og tjenester.
• Utførelse av forretningsdrift, inkludert å skaffe og overvåke IT-systemer for ethvert lovlig formål, føre regnskap og interne kataloger, krisehåndtering, beskytte helse og sikkerhet på arbeidsplassen, delta i due diligence-aktiviteter relatert til virksomheten, planlegging av virksomhetsfølger og gjennomføre interne analyser og revisjoner.
• Rekruttering, inkludert intervjuer, valg og ansettelse av nytt personale.
• Sikkerhetsoperasjoner, inkludert å oppdage sikkerhetshendelser, feilsøke og reparere feil, forhindre uautorisert tilgang til våre datamaskiner og elektroniske kommunikasjonssystemer og kjøretøy og forhindre skadelig programvaredistribusjon, og overvåke og kontrollere tilgang til selskapets lokaler og lokasjoner (inkludert ved bruk av CCTV).
• Sikring av Lightspeed og tjenesten, inkludert beskyttelse av selskapet, vår arbeidsstyrke, brukere, partnere og andre.
• Juridisk overholdelse, slik som å overholde forpliktelser mot bestikkelse, skatt, trygd og innvandring, og svare på og samarbeide med juridiske eller regulatoriske forespørsler og etterforskninger.
• På din forespørsel, for å oppfylle dine forespørsler.

2. Med hvem vi deler personlig informasjon

Vi vil utlevere personlig informasjon om jobbsøker, ansatt og entreprenør til følgende typer enheter eller under følgende omstendigheter (hvis aktuelt):

• Internt: til personer i selskapet og dets tilknyttede selskaper for å utføre formålene beskrevet i denne policyen, inkludert menneskelige ressurser og personell som er involvert i rekrutterings- og ansettelsesprosessen, og (hvis du blir ansatt) lederen din, samt personell i selskapet, som lønn, IT, juridisk og finans.
• Tjenestetilbydere: leverandører av teknologitjenester, leverandører av reiseadministrasjon, menneskelige ressursleverandører, transportører av gruppefordelingsplaner, bakgrunnssjekkfirmaer og arbeidsformidlere eller rekrutterere, hvor det er aktuelt, samt tjenesteleverandører som kompensasjons- og ytelsesleverandører, skatt og andre profesjonelle rådgivere, teknologitjeneste , utstedere av bedriftskort, reiseleverandører, reiseleverandører, leverandører av menneskelige ressurser, transportører av gruppefordelingsplaner, bakgrunnssjekkbedrifter og arbeidsforetak (i forhold til entreprenører eller byråansatte).
• For forretningsdrift: å gi en annen enhet (for eksempel en potensiell eller eksisterende forretningsmotpart eller kunde) et middel til å kontakte deg i normal virksomhet, for eksempel ved å oppgi kontaktinformasjonen din, for eksempel telefonnummer og e-postadresse.
• Juridisk rådgivning og overholdelse: å søke juridisk rådgivning fra våre eksterne advokater, eller når det er påkrevd å gjøre det ved lov, forskrift eller rettskjennelse eller som svar på en forespørsel om assistanse fra politiet eller annet rettshåndhevelsesorgan.
• Formål for forretningstransaksjoner: i forbindelse med salg, kjøp eller sammenslåing av en virksomhet.
• På forespørsel: for å oppfylle dine forespørsler.